Ces dernières années, le monde de la formation professionnelle s’est largement digitalisé, offrant aux apprenants des expériences d’apprentissage augmentées et plus engageantes. En parallèle, la boîte à outils des professionnels de la formation a suivi la même tendance et il est aisé de se perdre parmi les différents concepts qui émergent de cette digitalisation.

Parmi ces solutions, deux solutions émergent : le TMS pour Training Management System et le LMS pour Learning Management System. Quelles sont leurs différences, leurs avantages respectifs et duquel avez-vous besoin pour bien gérer vos programmes de formation ? C’est pour vous aider à faire le point sur la question que nous avons conçu ce petit guide.

Vous y découvrirez les réponses aux questions suivantes :

De quoi vous aider à vous outiller au mieux, pour gagner en temps et en performance dans vos actions de formation quotidiennes !

Qu’est-ce qu’un Training Management System (TMS) ?

Un Training Management System, aussi appelé TMS, est un type de logiciel de formation destiné aux professionnels de la formation qui ont besoin d’organiser au cordeau des plans ou des programmes de formation.

Lorsqu’on pense aux logiciels de gestion de la formation professionnelle, on imagine généralement une plateforme qui permet essentiellement de planifier des cours pour des groupes d’apprenants – l’objectif principal du pôle formation ou L&D d’une entreprise et des formateurs. Cette fonctionnalité de planning est bien l’un des intérêts d’un Training Management System – mais c’est loin d’être sa seule utilité !

En plus de programmer vos cours, grâce à un TMS, vous pouvez également gérer toutes les tâches administratives liées au suivi et à la performance de vos programmes d’apprentissage.

Ainsi, grâce à un logiciel de gestion de la formation de type TMS, vous pouvez :

  • Planifier les créneaux et la durée des cours que vous proposez à vos collaborateurs ou stagiaires
  • Gérer la disponibilité de vos ressources, y compris de vos formateurs et de vos salles – et ce, pour des sessions en personne, en ligne, ou hybrides
  • Contrôler votre budget et vos coûts de formation pendant toute la durée de vos programmes
  • Analyser des données relatives aux résultats de vos actions
  • Assurer l’animation de vos cours vacants par les formateurs adéquats
  • Communiquer vos objectifs de formation aux instructeurs et aux membres de l’équipe back-office

De quoi vous permettre d’organiser toute la gestion administrative de vos sessions de formation de manière simple, intuitive et collaborative, sur une seule et même plateforme.

Qu’est-ce qu’un Learning Management System (LMS) ?

Un Learning Management System, ou LMS, est également un logiciel de formation, mais dont les fonctionnalités sont différentes d’un TMS. Un LMS est utilisé pour créer, héberger et diffuser les contenus de formation à vos apprenants.

Ce type de solution logicielle vous permet généralement de :

  • Stocker et diffuser auprès des apprenants votre contenu pédagogique, y compris vos quiz, vos évaluations, vos devoirs et vos vidéos, auxquels ils peuvent accéder facilement.
  • Évaluer la performance de vos programmes, grâce à des outils d’évaluation, et des métriques-clés liées à l’engagement apprenant et au taux de complétion de vos cours.
  • Fournir des données-clés aux formateurs et aux pôles formation pour qu’ils améliorent en continu leurs dispositifs d’apprentissage.

Là où un TMS est accessible uniquement aux gestionnaires de la formation, en back-office, un LMS est accessible également aux apprenants eux-mêmes, en front-office, pour consulter leurs contenus de formation.

Quels types d’entreprises utilisent un TMS ?

Toutes les structures qui organisent et animent des formations professionnelles peuvent avoir besoin d’un Training Management System – depuis le département formation d’une entreprise à l’organisme de formation, en passant par l’entreprise étendue qui externalise ses actions d’apprentissage.

Ce type de logiciel de gestion de la formation est particulièrement utile :

  • Si vous gérez le processus d’onboarding de votre entreprise, et devez procéder à l’intégration de vos nouvelles recrues en évaluant leurs compétences à leur arrivée, et en les formant comme il se doit.
  • Si vous êtes responsable de la gestion des talents de votre entreprise, et avez pour mission de former vos collaborateurs à leurs nouvelles fonctions (dans un processus d’upskilling), ou de les maintenir performants dans leurs missions actuelles.
  • Si votre entreprise est sujette à un changement continu de réglementations et de processus, ou bien si elle fait face à des concurrents particulièrement innovants, pour garder toujours vos collaborateurs à jour sur les bonnes pratiques en vigueur.
  • Si vous gérez un réseau de formation unifié à destination d’un public externe : vos clients, fournisseurs et/ou distributeurs.
  • Si votre entreprise dispose de sa propre université interne pour le développement des compétences des salariés.
  • Si vous êtes un organisme de formation ou un centre de formation qui gère plusieurs programmes, pour organiser et gérer de manière cohérente au quotidien.

En somme, si vous devez gérer un nombre d’apprenants élevé, répartis en plusieurs groupes, et que vous y consacrez un temps conséquent lorsque vous le faites manuellement, un Training Management System deviendra rapidement votre outil favori.

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Pourquoi est-il crucial d’utiliser un logiciel de gestion de la formation professionnelle ?

Planification des cours, conception et suivi des budgets, gestion des formateurs et des apprenants, comptabilité et facturation… Combien de temps les tâches administratives liées à la gestion de vos formations vous prennent-elles généralement ?

Bon nombre de responsables formation, RH ou responsables d’organismes de formation passent un temps considérable à gérer ces tâches avec des tableurs Excel, des bases de données éparpillées et d’autres outils.

Ce phénomène peut être évité grâce à un Training Management System, qui vous fait gagner du temps en centralisant toutes les actions administratives nécessaires au bon déroulement de vos programmes de formation sur une même plateforme, et en automatisant une partie de ces tâches.

De quoi vous faire économiser un temps précieux – notamment si vous devez gérer des centaines, voire des milliers d’apprenants au quotidien.

Pourquoi les responsables formation évitent-ils de programmer manuellement leurs dispositifs ?

Tout d’abord, c’est logique : le temps que vous passez sur les tâches administratives liées à la gestion de la formation, c’est également de l’argent que vous n’investissez pas dans les programmes eux-mêmes.

Qui plus est, ces tâches sont souvent répétitives. Vous devez les effectuer régulièrement sur plusieurs programmes de formation, plusieurs cours, et pour plusieurs apprenants. En plus de la lassitude créée par cette répétitivité, vous vous confrontez à un risque d’erreur élevé, notamment en termes de coordination des horaires, des formateurs ou de toute autre ressource disponible.

Grâce à un logiciel de gestion de la formation professionnelle adapté à votre organisation, vous pouvez automatiser une partie de ces tâches, et réallouer le temps que vous y passiez auparavant à des missions à plus haute valeur ajoutée.

Quels sont les avantages d’un Training Management System ?

Vous l’avez compris à la lecture de ce guide : un logiciel de formation de type TMS vous aide à gagner en productivité, en vous accompagnant de bout en bout dans la gestion de vos programmes de formation ou de votre centre de formation.

Voici certains des avantages de ces outils de gestion de la formation pour votre organisation :

  • Une gestion des cours optimisée. Un TMS permet aux responsables formation de planifier les dates et heures des cours, qu’ils soient privés ou publics, organisés virtuellement ou en personne, ou les deux.
  • Une gestion des formateurs simplifiée. Grâce à un TMS, vous affectez les formateurs disponibles en fonction de vos préférences, notamment en fonction de leur certification, de leurs années d’expérience, de la langue dans laquelle ils enseignent, et plus encore, grâce à des filtres personnalisés.
  • Un suivi des budgets et des coûts au cordeau. Vous suivez les dépenses et limitez les dépassements de coûts en connaissant précisément comment et où est affecté votre budget de formation. Vous pouvez même prévoir les dépenses pour vos futures formations.
  • L’accès à de précieuses données analytiques. Un TMS vous aide à mesurer la performance de vos actions de formation au fil du temps, à l’aide d’indicateurs prédéfinis ou que vous pouvez personnaliser.

Comment un logiciel de formation peut-il vous aider à garder le contrôle sur votre plan de formation?

C’est bien simple : en implémentant un Training Management System dans votre organisation, vous en faites la source de vérité unique concernant le pilotage de vos formations. Une fois le paramétrage et l’import des données nécessaires effectués dans votre TMS, celui-ci permet à votre équipe de rester au fait de l’avancement de vos programmes et actions de formation.

En ce sens, un TMS vous permet de suivre :

  • La finalisation et la gestion des certifications de vos apprenants
  • La mise à jour de vos formations réglementaires
  • La gestion de l’apprentissage dans votre entreprise
  • La formation professionnelle de vos apprenants, qu’elle soit continue ou qu’elle permette de les requalifier

Peut-on utiliser un LMS pour gérer les tâches traitées par un TMS?

Il est effectivement possible d’utiliser un Learning Management System plutôt qu’un Training Management System pour certaines tâches – mais il est préférable de passer plutôt par un TMS pour le pilotage du processus de formation.

Bon nombre de professionnels du secteur décident de gérer leurs parcours de formation sans utiliser de système de gestion de la formation et optent plutôt pour un Learning Management System. Mais il est important de savoir que ce type de logiciel ne leur offre pas une finesse comparable à celle d’un TMS en termes de gestion de la formation. En effet, les plateformes LMS disposent de fonctionnalités de gestion des tâches administratives, mais ce n’est généralement pas leur cœur d’expertise.

La plupart des LMS sont assez limités en termes de planification des cours, des formateurs et des ressources. La plupart des formateurs doivent alors « compléter » cette pièce manquante en utilisant une myriade de tableurs Excel et de fichiers, afin d’assurer le suivi des éléments nécessaires à l’organisation des cours.

Idéalement, privilégiez l’utilisation d’un LMS pour la création et la diffusion de vos supports d’apprentissage afin de proposer une expérience apprenante de qualité. Et utilisez votre TMS pour suivre la stabilité de vos programmes de formation et de vos cours. Ce faisant, l’ajout d’un TMS à votre système technologique d’apprentissage vous aide à mieux gérer les horaires et les ressources à disposition, conjointement avec votre LMS, afin de réduire votre temps passé sur les tâches administratives.

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