7.11.2023 – Le monde de la formation évolue à vitesse grand V ces dernières années et ces mutations vous demandent à vous, responsable de la formation en entreprise ou gérant d’un organisme de formation, de faire preuve de plus en plus d’agilité. Dans ce contexte, vous devez notamment faire face à des défis en matière de gestion de la formation.
Dans notre dernier webinaire, co-animé par Antoine Lorne, Expert Solutions Learning chez Training Orchestra et Christophe Quesne, Président Fondateur de l’Organisme de Formation Quilotoa, nous vous avons partagé l’état de l’art de la gestion de la formation et les bonnes pratiques pour relever vos plus grands défis.
Quels sont les enjeux et les défis actuels de la formation en entreprise ?
Que vous travailliez dans le pôle formation d’une entreprise ou dans un organisme de formation, vous rencontrez forcément ces trois défis dans votre gestion de la formation au quotidien :
1 – Gérer la complexification de la gestion de la formation
C’est indéniable, la gestion de la formation se complexifie de jour en jour, amenant des challenges sans précédent à ceux qui en sont responsables. Tout d’abord, la multiplication du nombre de ressources pédagogiques et la multimodalité créent cette complexité et vous obligent à déployer plus de ressources logistiques et humaines, tant à distance qu’en présentiel. Le digital a, par exemple, fait surgir un nouveau type d’intervenant dans les dispositifs pédagogiques : le facilitateur.
Cette multimodalité mène à une organisation et un pilotage des dispositifs plus complexes également. Vous devez vous adapter de plus en plus au quotidien de vos apprenants, à leur environnement, ainsi qu’à l’incertitude organisationnelle que cette multimodalité induit parfois.
Sans compter la pression sur la qualité de la formation et les contraintes réglementaires qui se sont accrues en parallèle. Difficile dans ce contexte de profiter d’une totale liberté créative car vous devez veiller à vous soumettre à ces contraintes, tout en créant une expérience apprenant idéale.
Autant de facteurs qui rendent votre gestion de la formation pleine de challenges au quotidien !
2 – Trouver un équilibre entre digitalisation et lien social
Impossible de vous passer du digital dans vos offres de formation actuelles. Le taux de salariés concernés par le télétravail est passé de 4 à 30%, et le temps de travail hebdomadaire à distance de 1,6 jours à 3,6 jours : vous êtes donc obligés de vous adapter à ces nouveaux modes de travail et de consommation de contenu pédagogique.
Mais pourtant, dans les organisations qui ont mené cette transformation digitale, la formation devient un vecteur de lien social au sein de l’entreprise. Face à des équipes qui ont besoin de se réunir, c’est bien la formation en présentiel qui a désormais pour rôle de faire revenir les collaborateurs en entreprise.
Et ce lien social créé par la formation n’est pas seulement propice à la collaboration, mais aussi à :
- l’efficacité au travail : une offre de formation présentielle bien gérée vient augmenter la collaboration entre les individus et la productivité des collaborateurs.
- la Qualité de Vie au Travail : les collaborateurs d’aujourd’hui sont en recherche d’opportunités de monter en compétences et de faire croître leur carrière professionnelle au sein de leur entreprise.
- la culture d’entreprise : une formation bien ficelée renforce le sentiment d’appartenance au groupe des collaborateurs.
Ainsi, votre deuxième défi est bien de trouver un équilibre entre digitalisation et humain, pour faire profiter des bénéfices de chacune de ces modalités pédagogiques à vos apprenants.
3 – Former plus et mieux, en dépensant moins
Vos apprenants et vous devez faire face à un nouveau rapport au temps qui fait muter la gestion de la formation.
C’est une réalité, avec les outils qui font gagner du temps, le nombre de tâches réalisées en une journée a augmenté, ce qui crée un sentiment d’accélération du temps. Ainsi, vous devez veiller à ce que vos formations soient tout aussi efficaces en un temps réduit. Seulement, en parallèle :
- La pression financière au sein de l’entreprise s’accroît, dans un contexte économique instable.
- Les financements se font plus rares, au fil des réformes de la formation.
- Les collaborateurs ont moins de temps pour se former.
Et pourtant, on sait combien la formation est cruciale pour retenir les talents et éviter la démotivation des équipes ! D’où ce dernier paradoxe de la gestion de la formation : il vous faut former plus mais avec avec moins de moyens.
Les clés pour affronter ces défis de la gestion de la formation en entreprise
Heureusement, pour affronter ces challenges actuels inhérents à la gestion de la formation, il existe des bonnes pratiques à déployer. Les voici, en quatre points clés.
1 – Réduire le temps passé à gérer l’administratif
1 – Réduire le temps passé à gérer l’administratif L’idée est de gagner du temps sur tout ce qui est chronophage dans votre gestion administrative et qui peut être digitalisé, afin de redéployer ce temps dans des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Vous pouvez notamment songer à utiliser un logiciel de gestion de la formation pour :
- Automatiser les envois d’emails
- Simplifier la planification de vos sessions
2 – Connecter votre écosystème
Le fait de revoir l’organisation de l’écosystème de formation peut également vous aider à gagner en fluidité dans sa gestion.
Songez par exemple à :
- Ouvrir des portails à votre réseau de formateurs. Formateurs réguliers et occasionnels peuvent être sollicités plus aisément via ces portails lorsque vous avez des besoins de ressources ou face à une annulation de session par exemple.
- Fidéliser vos clients et apprenants avec des accès personnalisés. Pour diminuer le nombre d’échanges de mails ou d’appels à mener avec les clients, ouvrez-leur des espaces personnalisés, où ils peuvent directement passer commande et échanger avec vous.
3 – Mettre la formation présentielle au service de la collaborativité et du lien social
Il s’agit ici de mettre en pratique l’idée de “se voir moins, mais se voir mieux”, en réinventant la formation présentielle. Cela vous permettra à la fois de favoriser les échanges informels, la collaboration et le sentiment d’appartenance.
Prenez soin de :
- Réinventer des lieux conçus pour la convivialité.
- Déployer de nouveaux outils, comme la réalité virtuelle ou le metaverse qui créent un “présentiel augmenté” et permettent plus d’interaction.
- Vous lancer dans le blended learning si ce n’est pas déjà fait.
- Opter pour des formations mixtes internes / externes, qui intègrent des clients ou des partenaires avec vos collaborateurs dans des mêmes sessions.
4 – Travailler avec des partenaires innovants
Enfin, dernière bonne pratique : vous saisir d’un certain nombre d’innovations, en veillant à ce qu’elles soient toujours adaptées aux besoins et usages des apprenants. Pour ce faire, vous n’êtes pas seul, pensez à vous entourer des bons partenaires.
Du point de vue pédagogique, munissez-vous de solutions qui vous permettent de multiplier les formats et les outils d’apprentissage, pour en faire des combinaisons innovantes et multiples.
Et du point de vue technologique également, songez à bien choisir vos solutions ! Il peut notamment être intéressant de déployer :
- Des plannings graphiques interactifs
- Des connecteurs Zoom ou Teams pour vos classes virtuelles
- Des solutions learning complètes, tels qu’un Training Management System et un Learning Management System
Training Orchestra propose un TMS, un logiciel de gestion de la formation qui vous permet d’automatiser de nombreuses tâches et d’être plus efficace au quotidien. Découvrez le en vidéo en cliquant ici.
