Dans le monde de la formation d’aujourd’hui, la technologie joue un rôle primordial dans la transition des formations présentielles traditionnelles vers les formations en classe virtuelle, l’apprenant étant souvent au coeur de cette transformation numérique. Mais il est possible d’innover au-delà de l’apprenant. Qu’est-ce que cela signifie en termes de recherche de moyens pour gérer plus efficacement les classes virtuelles aujourd’hui ?
L’innovation,et la digitalisation sont sur toutes les lèvres dans le secteur de la formation, en particulier dans l’environnement actuel en perpétuelle évolution. Mais, avant ce nouveau paradigme était-il autant question d’innovation et de transformation en matière de salles de formation ? Très peu.
Avant de nous intéresser à ce que signifie « innover au-delà de l’apprenant » et d’apprendre à mieux gérer la formation en classe virtuelle, revenons un instant en arrière pour poser quelques bases.
Qu’est-ce que la formation en classe virtuelle ?
La classe virtuelle est un type de formation dispensée par un formateur dans un environnement virtuel ou distant. On peut le voir comme une formation traditionnelle (au sens « non elearning ») dans le sens où elle est réalisée de façon synchrone (formateurs et apprenants présents en même temps), mais elle a la particularité de réunir les acteurs dans un lieu virtuel, et non en face-à-face dans une même salle.. Dans certains cas, la classe virtuelle peut simuler une salle de formation ou une expérience de formation traditionnelle, en fonction des outils et des technologies virtuelles utilisées. Dans d’autres cas, elle propose une approche ou une expérience unique. Il s’agit de l’une des méthodes de formation qui connaît la croissance la plus rapide à l’heure actuelle.
La salle de formation est-elle obsolète ?
Malgré les changements récents dans le monde de la formation, la formation présentielle et la classe virtuelle ont de l’avenir devant elles. En fait, le Brandon Hall Group a constaté que 96 % des organisations utilisent encore, la formation présentielle/classe virtuelle pour dispenser l’apprentissage aujourd’hui.
La pandémie a obligé de nombreux professionnels de la formation et du développement à passer rapidement de la formation en salle à la classe virtuelle. Cependant, l’étude « 2021 Trends : Learning and Development in a COVID World», (Tendances 2021 : Formation et développement dans la monde du COVID) de The Ken Blanchard Companies, a révélé que ces mêmes professionnels de la formation et du développement des compétences prévoient d’utiliser à parts égales la formation présentielle et la classe virtuelle après la pandémie. Pourquoi ? Et à l’avenir, la formation présentielle et la classe virtuelle resteront-elles en tête de liste ?
Dans le même rapport de Ken Blanchard Companies, 51 % des personnes interrogées ont estimé que leurs nouvelles offres digitales étaient un peu ou beaucoup moins efficaces que leurs offres en face-à-face. Les principaux domaines dans lesquels elles estiment que la conception de leurs cours digitaux et virtuels pourrait être améliorée sont « l’engagement de l’apprenant, l’interaction sociale et la multiplication des canaux de formation ».
64 % des organisations ont recours à la formation présentielle car elle est plus efficace que les autres solutions pour améliorer le taux de rétention des contenus par les apprenants. De plus, dans l’environnement de formation particulier d’aujourd’hui, le besoin d’interactions humaines se fait davantage sentir. Mais, il est paradoxalement de plus en plus difficile de justifier les coûts.
Alors, à quoi ressemblera le futur de la formation présentielle / classe virtuelle ?
La formation en salle et la classe virtuelle continueront à jouer un rôle majeur, mais de manière différente. Le secteur de la formation et du développement des collaborateurs étant en perpétuelle transformation, les différentes approches (présentiel, classes virtuelles, elarning, AFEST / On The Job Training) continueront de cohabiter. Bien que certains considèrent la classe virtuelle comme la norme et la méthode de formation de référence, 57 % des professionnels de la formation estiment que la formation présentielle a un rôle à jouer, dans le cadre d’une expérience de formation mixte. Ainsi, selon Ken Blanchard, il ne s’agit plus de choisir « l’une ou l’autre », mais plutôt de choisir les deux car la formation en salle et la classe virtuelle peuvent fonctionner de concert pour améliorer les compétences des collaborateurs et favoriser leur évolution dans des organisations de plus en plus complexes et compétitives.
Innover dans la classe virtuelle dispensée par un formateur : au-delà de l’apprenant
Notre secteur met déjà l’accent sur les salles de classe virtuelles connectées, les expériences collaboratives et les programmes personnalisés et mixtes qui profitent à nos apprenants et à leurs expériences.
Mais, au-delà de l’apprenant, de nombreuses entreprises passent à côté de la partie immergée de l’iceberg : l’énorme quantité de temps et de ressources administratives et opérationnelles nécessaires à la planification, la programmation, la gestion et le reporting de la formation présentielle et des classes virtuelles. En réalité, la plupart de ces processus sont encore gérés manuellement dans des fichiers Excel et des calendriers Outlook. Il y a là une grande marge de progression.
Selon une étude de PwC, les banques, par exemple, doivent réaliser des économies opérationnelles de 15 à 20 % pour rester viables. Dans ce secteur, la nécessité d’une gestion plus efficace de la formation est particulièrement évidente. En fait, « 64 % des PDG considèrent que ni l’innovation ni l’efficacité opérationnelle ne prime l’une sur l’autre – ils veulent réussir dans les deux domaines ! »
Et pour cela, la formation présentielle et la classe virtuelle ne sont pas vouées à être inefficaces et opaques. Nous plaidons pour une approche entièrement renouvelée, axée sur l’impact de la gestion de la formation en classe virtuelle et en présentielle. Une approche qui réduit les coûts et la charge de travail administrative tout en augmentant la flexibilité et la visibilité.
La nouvelle salle de formation : comment gérer efficacement la classe virtuelle aujourd’hui ?
Aujourd’hui et à l’avenir, la gestion de la transition vers la classe virtuelle doit englober ces trois éléments :
- Premièrement, elle doit être collaborative pour améliorer l’efficacité et la consolidation des données.
- Deuxièmement, elle doit être transparente et permettre d’améliorer le reporting en matière de formation et la prise de décision.
- Troisièmement, elle doit être rentable et tenir compte des budgets de formation plus serrés.
C’est pourquoi nous proposons une toute nouvelle façon de concevoir la formation présentielle et la classe virtuelle, qui repose sur la planification stratégique, l’excellence opérationnelle et la technologie pour maximiser l’impact et minimiser les coûts :
1. La prise de décision stratégique pour la formation présentielle et la classe virtuelle
Contrairement à la formation e-learning, la formation synchrone est par nature moins souple et moins évolutive, car elle implique des ressources rares et une capacité limitée. Par conséquent, la planification est cruciale et constitue la première étape.
Planifier votre classe virtuelle : la complexité de la gestion des formateurs, des salles virtuelles, des contenus et des autres ressources de formation est unique, car il s’agit d’un environnement en constante évolution. Certains de ces nouveaux défis concernent notamment :
- Le suivi et la gestion de nouveaux métiers œuvrant au bénéfice des classes virtuelles, comme le support technique ou les animateurs numériques, en plus du formateur.
- La gestion des cours virtuels de longue durée (par exemple, une formation en face à face de 3 jours complets peut être réalisée en classe virtuelle et s’étend sur 6 sessions d’une demi-journée).
- Proposer un modèle de formation mixte ou hybride (des formations développées comme un mélange de présentiel, de classe virtuelle et de formation e-Learning).
- L’interface avec les nouveaux outils et technologies virtuels, comme Zoom, Teams et autres, pour automatiser la programmation des sessions virtuelles.
Planifier votre stratégie globale : il s’agit de prévoir les besoins de formation à l’échelle de l’entreprise pour tous vos publics, notamment les acteurs externes telles que vos clients, distributeurs, partenaires… Il s’agit également de prendre en compte les besoins spécifiques des collaborateurs réalisant une partie de leurs missions en télétravail. Ces éléments doivent venir alimenter et compléter le plan prévisionnel de développement des compétences établi chaque année, afin d’avoir un budget prévisionnel aligné avec les priorités de l’entreprise, à la fois sur les aspects métiers mais également en termes de développement.
Donnez la priorité aux investissements en formation : pour les formations présentielles, il s’agit de consolider l’ensemble des coûts de formation. Il s’agit à la fois des coûts variables, tels que la restauration et les transports, et des coûts fixes, tels que les salles et la rémunération des formateurs. Toutefois, dans le cas des classes virtuelles, les investissements de formation peuvent être différents. Avec la classe virtuelle, cela peut se traduire par un plus grand budget alloué à la rémunération des formateurs, davantage de cours et des ressources qui réclament différents scénarios d’investissement.
En ayant une vision claire des coûts, vous serez en mesure d’identifier le meilleur retour sur investissement. Cela vous aidera également à vous concentrer sur les sessions de formation les plus stratégiques. Enfin, la simulation de différents scénarios budgétaires vous aidera à prendre une décision d’investissement optimale.
2. L’excellence opérationnelle
Une fois que vous avez défini votre plan prévisionnel de formation et le budget associé, , l’étape suivante est l’excellence opérationnelle. Vous devez gérer la formation (et notamment les formations présentielles et les classes virtuelles) de la manière la plus efficace et la plus souple possible, et ce afin de réduire les coûts.
Rationaliser la logistique et l’administration : deux capacités distinctes sont nécessaires pour améliorer l’efficacité. Tout d’abord, les capacités logistiques telles que la programmation des formateurs et des ressources, le planning flexible des cours et des ressources, ainsi que le suivi et l’optimisation du taux de présence. Pour cela, vous pouvez par exemple vous appuyer sur des systèmes de planification des ressources d’entreprise. Deuxièmement, une capacité administrative qui consiste notamment en des inscriptions et des listes d’attente automatisées, une gestion électronique des documents et des outils de communication internes et externes.
Optimiser les budgets : le suivi et la réduction des coûts de formation en temps réel sont probablement parmi les obstacles les plus difficiles à surmonter dans la gestion des formations présentielles et des classes virtuelles. Cela implique un calcul précis des coûts, y compris l’amortissement des immobilisations, la gestion des factures, et pour certaines organisations la consolidation des devises. Le suivi des coûts en temps réel permet ensuite d’assurer un suivi plus global du budget restant. Vous pouvez alors le comparer à votre plan prévisionnel. L’idéal serait d’utiliser des indicateurs personnalisés qui témoignent de vos priorités.
3. Suivi et reporting
Avec la formation présentielle et la classe virtuelle, un reporting fréquent est essentiel pour garantir la flexibilité de vos équipes pour répondre aux différents enjeux, à un changement soudain des volumes de formation, à une augmentation des coûts, ou à d’autres défis inattendus. Il s’agit d’un processus en trois étapes :
- Premièrement, tirer parti des données partagées en temps réel, des indicateurs clés de performance et des rapports, fruits d’une consolidation créée par l’excellence opérationnelle.
- Deuxièmement, identifier les faiblesses et les opportunités en comparant les indicateurs réels aux indicateurs prévus.
- Enfin, prendre des décisions adaptées en fonction de votre stratégie initiale et suivre les améliorations.
Le futur de la formation présentielle et de la classe virtuelle
Depuis des années, le secteur de la formation se focalise sur l’innovation en matière d’expérience pour l’apprenant. Cela est logique pour la formation e-Learning, dont les principaux atouts sont le coût et l’évolutivité, mais qui souffre d’un taux engagement inférieur. Les innovations de la formation en salle traditionnelle ont été timides et principalement axées sur l’expérience de l’apprenant. Mais l’écosystème de la formation professionnelle est en pleine évolution, et les expériences de formation présentielle et de classe virtuelle répondent aux demandes actuelles. Il est temps de tirer parti d’une transition rapide vers la formation en classe virtuelle dispensée par un formateur et de réévaluer les façons de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité de la gestion administrative de la formation et d’assurer le succès de la formation présentielle et de la classe virtuelle.
À propos de Training Orchestra
Depuis plus de 20 ans, Training Orchestra a aidé plus de 600 entreprises et organismes de formation dans le monde à gérer efficacement leurs formations présentielles et leurs classes virtuelles, représentant plus de 5,3 milliards d’euros de budgets de formation. Training Orchestra peut vous aider à optimiser vos formations présentielles et en classe virtuelle : planification des sessions, gestion des ressources, planning des formateurs, des classes virtuelles, inscriptions, suivi des coûts et rapports d’analyse. En complément des LMS ou LXP que vous utilisez déjà, Training Orchestra peut remplacer tous vos fichiers Excel et tâches manuelles, afin de vous permettre de gérer la formation de façon efficace et professionnelle.
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