La formation en entreprise après la pandémie

Auteur invitée et analyste principal de l’industrie : Fiona Leteney chez Fosway Group

La crise du COVID-19 a complètement bouleversé le monde de la formation traditionnelle en entreprise. Compte tenu de la pandémie, il pourrait être tentant de penser que tout ce qui faisait auparavant la formation professionnelle finira par un simple passage en formations  virtuelles. Mais la réalité est que le passage à un modèle efficace de formation virtuelle dirigée par un instructeur (VILT pour Virtual Instructor-Led Training) nécessite une approche différente.

Les départements Formation (L&D pour Learning and Development) doivent repenser les cours et les programmes en passant de journées pleines et consécutives en de plus petites séquences réparties sur plusieurs semaines. Cela nécessite non seulement une conception différente, mais pose également de nouveaux problèmes de gestion du personnel et des ressources nécessaires à la formation. Ici, Fiona Leteney, analyste senior chez Fosway Group, premier analyste du secteur des ressources humaines en Europe, explore certaines des options possibles.

Le passage au numérique de la formation en entreprise

L’étude de Fosway Digital Learning Realities publiée en février 2020, juste avant la crise de la COVID-19, a montré qu’il y avait eu une progression continue de la transformation au numérique dans les organisations à travers l’Europe, avec 76% des entreprises en cours de transformation et 15% affirmant avoir terminé leur processus. Mais avec tout ce qui s’est passé depuis, je me demande s’ils croient toujours que leur transition numérique est complètement terminée.

Cette recherche n’a pas spécifiquement mis en évidence si cette transition incluait une transformation de la formationprésentielle. Mais la pandémie a entrainé une accélération sans précèdent des changements, surtout en ce qui concerne l’ILT (Instructor Led Training). D’après notre récente recherche sur l’impact de la COVID-19 sur l’industrie de la formation (publiée en mai 2020), 94% des professionnels de la Formation ont déclaré devoir changer leur stratégie en réponse à la crise.

Nous avons observé que de nombreux formateurs internes ont été mis au chômage ou ont désormais de nouveaux rôles tandis que certains Organismes de Formation n’ont malheureusement pas survécu à la crise. Nos données montrent qu’il y a eu une diminution de 50% des dépenses en formateurs externes et une diminution de 35% en interne.

Mais pour la Formation dans son ensemble, tout n’est pas mauvais. De nombreuses organisations expliquent que les batailles au niveau du financement et du budget ont été gagnées avec maintenant une acceptation complète de la formation en numérique ou en ligne. Mieux vaut tard que jamais, les données montrent que les dépenses sur la formation en numérique ont augmenté de 46% et, sans surprise, les plates-formes qui ont le plus réussies pendant cette période étaient les salles de classe virtuelles. La demande de formation en présentiel n’a pas disparu, mais les circonstances ont dicté une obligation : le VILT (Virtual Instructor Led Training)

La complexité de la transition vers le VILT

L’homme est une créature qui peut facilement s’adapter à de nouveaux environnements et là où il y a une volonté, il y a un moyen. À court terme, armé d’une requalification hâtive, d’un accès à Zoom ou à un équivalent et d’une présentation PowerPoint, le VILT a répondu à un besoin immédiat et très réel pour les organisations qui doivent s’adapter à la transition au home office (entre autres exigences de la pandémie). Mais la réalité est qu’une journée de formation entièrementen ligne est loin de l’idéal. La « fatigue  Zoom » fait désormais partie du langage quotidien, prouvant qu’une simple transition du ILT présentiel au VILT numérique et à distance n’est pas ce que les gens veulent, sans parler du fait que c’est sans doute un moyen moins efficace d’apprendre. Alors, comment pouvons-nous mener la transition observée dans l’industrie de la formation vers un avenir qui offre une excellente expérience de formation, sans devoir être physiquement présent ? Puisque se déplacer n’est actuellement pas une option, la segmentation des programmes sur une période plus longue doit devenir la nouvelle norme. Un « cours » traditionnel de deux jours peut être réparti sur plusieurs sessions plus courtes sur un mois ou même deux. Cela est préférable pour un apprenant puisqu’il aurait le temps de retourner sur le lieu de travail pour pratiquer et réfléchir à ce qui vient d’être appris.

Leproblème est-il alors résolu ? Hmmm non, pas forcément ! En arrière-plan, la mise en place et l’administration de plusieurs sessions sur plusieurs jours sont beaucoup plus complexes à gérer. Utiliser des fichiers Excel ou des tableurs pour gérer les ressources de formation (en particulier, la disponibilité des animateurs) n’est tout simplement pas vraiment une option viable, en particulier à grande échelle.

Exploiter efficacement la technologie pour gérer VILT

Il faut maintenant exploiter la technologie efficacement, ou du moins l’intégrer au budget de l’année prochaine. Mais ne tirez pas des conclusions hâtives sur le type de plate-forme dont vous avez besoin et ne supposez pas qu’un système de gestion de l’apprentissage (LMS pour Learning Management System) standard est la bonne technologie pour résoudre les problèmes que vous avez durant la transition du ILT au VILT. Beaucoup de systèmes permettent la réservation et la notification de la réalisation de la formation et vous souhaiterez peut-être conserver votre LMS comme un système d’enregistrement. Cependant, un système de gestion des ressources de formation (TRMS) intégré à votre écosystème d’apprentissage existant peut aider à optimiser l’utilisation des ressources et à contrôler les coûts en temps réel.

Un autre aspect que la plupart des systèmes de gestion de formation tentent de résoudre mais n’ont pas encore résolu est la conception de contenus intéressants pour  des programmes plus longs, par exemple ceux requis pour les hauts dirigeants. À quelques exceptions près, le marché de la formation a encore un long chemin à faire dans son organisation, et cela doit être une tendance importante en matière de développement technologique dans les mois et les années à venir. Il est essentiel de se rappeler que, même si une grande partie de l’ILT concerne la mise en œuvre des formations, le processus d’apprentissage doit inclure du temps pour la pratique, du temps pour la réflexion, l’opportunité de faire un retour d’expérience et tout ce à quoi nous faisons référence dans notre modèle d’apprentissage PLASMA.

Le VILT a désormais plus de possibilités pour certaines de ces activités clés. C’est l’occasion de poursuivre la transition au numérique de l’ITL au-delà du premier niveau et de l’accès à distance. Nous avons le pouvoir d’aider les gens à apprendre, à s’adapter, à se requalifier, à améliorer leurs compétences, et, finalement, à soutenir nos organisations à travers cette crise. Et ce n’est pas une opportunité que nous pouvons nous permettre de manquer.

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