Dans le secteur de la formation professionnelle en France, il est essentiel pour les organismes de formation de se conformer à diverses formalités administratives. Ces démarches ont pour objectif non seulement la mise en conformité légale mais également la qualité des services de formation.

Vous trouverez dans ce dossier, des explications claires et détaillées concernant les obligations suivantes :

  1. La déclaration d’activité
  2. Le devoir d’information des stagiaires
  3. Le respect des règles relatives à la publicité
  4. Le règlement intérieur
  5. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
  6. Qualiopi

1 – La déclaration d’activité

Il incombe à chaque organisme de formation de soumettre une déclaration d’activité au Service Régional de Contrôle de la formation professionnelle (SRC) dont vous trouverez les coordonnées dans ce document.

Cette déclaration doit être effectuée dans un délai maximal de trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle et elle peut s’effectuer de manière dématérialisée, par le biais du service en ligne « Mon Activité Formation (MAF)», ou par courrier, en utilisant le formulaire réglementaire dédié, accompagné des pièces justificatives nécessaires.Site Mon Activité Formation

À la suite de la réception d’un dossier complet, un numéro d’enregistrement est attribué dans les trente jours ; jusqu’à l’obtention de ce récépissé, ou jusqu’à la notification d’un éventuel refus d’enregistrement, l’organisme est considéré comme dûment déclaré.

En cas de refus, la notification officielle de cette décision est communiquée par le préfet de région dans un délai de trente jours suivant la réception de la déclaration.

Il est impératif de déclarer toute modification substantielle des éléments de la déclaration initiale, de même que la cessation d’activité du prestataire de formation, dans un délai de trente jours. Cette mise à jour peut être réalisée en ligne, par le prestataire lui-même, via son espace personnel sur le site du ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités.

Pour les organismes de formation qui entament pour la première fois une action de formation par apprentissage, il est requis de transmettre une copie de leurs statuts au préfet de région, sous un délai de trente jours. Cette exigence ne s’applique pas aux CFA d’entreprise.

Le Code du travail prévoit une interdiction d’exercer une fonction de direction, d’enseignement aux apprentis ou d’administration au sein d’un organisme de formation en cas de condamnations pénales pour des faits contrevenant à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur (article L. 6352-2). Des crimes et délits spécifiques peuvent entraîner, comme peine complémentaire, l’interdiction d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle, tant pour les personnes morales que physiques.

2 – Le devoir d’information des stagiaires

Dans le cadre de ses responsabilités pédagogiques, tout organisme de formation se doit d’assurer la transmission d’informations importantes au stagiaire avant son inscription définitive et avant tout règlement de frais. Il est en effet obligatoire que le stagiaire reçoive les informations essentielles de la formation, ce qui inclut le programme détaillé de l’action de formation, explicitant les objectifs pédagogiques visés, ainsi qu’une liste des formateurs, accompagnée de leurs titres ou qualités. Les horaires de formation doivent être précisés au stagiaire, tout comme les modalités d’évaluation de la formation et les coordonnées d’une personne dédiée aux relations avec les stagiaires. Enfin, le règlement intérieur, applicable aux stagiaires doit être fourni, afin de garantir une compréhension claire des règles et des attentes au sein de l’organisme.

Dans le contexte spécifique des contrats de formation professionnelle, le stagiaire reçoit en supplément les tarifs détaillés de l’action de formation ainsi que les modalités de règlement. Il est également informé des conditions financières relatives à une éventuelle cessation anticipée de la formation ou à un abandon en cours de stage, assurant ainsi une transparence totale sur les implications financières de ces situations.

À l’issue de l’action de formation, une attestation de fin de stage doit être remise à chaque stagiaire. Ce document revêt une importance capitale puisqu’il synthétise les objectifs, la nature et la durée de l’action de formation suivie. Il inclut également les résultats de l’évaluation des acquis de la formation, fournissant une évaluation formelle et reconnue des compétences et connaissances acquises par le stagiaire au cours de son parcours de formation.

La gestion documentaire et l’envoi manuel des différents éléments peut être très chronophage pour les organismes de formation et engendrer des risques d’erreur. Il est important de pouvoir s’appuyer sur une solution digitale sécurisée et fiable pour centraliser l’ensemble des documents et automatiser et tracer les envois.

 

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3 – Le respect des règles relatives à la publicité

Pour tout organisme de formation, il est impératif de se conformer aux obligations légales en matière de publicité, telles que définies par le Code de la consommation et le Code du travail. Ces obligations visent à assurer l’honnêteté et la transparence des informations communiquées au public.

Selon les directives du Code de la consommation, la publicité doit éviter toute forme de tromperie ou de mensonge. Elle doit impérativement présenter des informations exactes concernant les conditions d’accès aux formations, tant sur le plan financier que des prérequis, le contenu des formations, les qualifications ou attestations délivrées, ainsi que les options de financement disponibles.

Dans le cadre spécifique du Code du travail, toute publicité émise par un organisme de formation qui mentionne sa déclaration d’activité doit clairement indiquer son numéro d’enregistrement avec la précision que cet enregistrement n’équivaut pas à un agrément de l’État. Par ailleurs, il est formellement interdit d’insérer dans une publicité toute allusion suggérant la possibilité pour l’employeur de déduire cette dépense au titre de sa participation obligatoire à la formation professionnelle continue.

En cas de non-respect de ces dispositions, les conséquences sont sévères. Lors d’un contrôle, toute dépense publicitaire jugée non conforme entraînera son rejet et l’obligation de verser un montant équivalent au Trésor public. En outre, des sanctions pénales sont également prévues en cas d’infraction, pouvant aller jusqu’à une amende de 4 500 € et une peine d’emprisonnement d’un an. La condamnation peut inclure une interdiction temporaire ou définitive d’exercer en tant que dirigeant d’un organisme de formation. (Art. L.6355-16, Art. L.6355-17, Art. L.6362-5, Art. L.6362-7 du Code du travail).

Ces réglementations, strictes mais essentielles, visent à garantir une communication juste et équitable au sein du secteur de la formation professionnelle, dans l’intérêt tant des stagiaires que des organismes de formation.

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4 – Le règlement intérieur

La loi indique que tout organisme de formation, quel que soit son statut, doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires accueillis et ceux même si l’action de formation se déroule dans des locaux mis à disposition par une entité tierce. Le règlement intérieur des stagiaires doit être établi dans les trois mois suivant le début de l’activité de formation et il doit être remis au stagiaire avant son inscription définitive.

Le règlement intérieur d’un organisme de formation est un document établissant un cadre formel important pour le bon déroulement des activités de formation. Il doit inclure plusieurs éléments essentiels, afin de garantir à la fois la sécurité, l’équité et la clarté des procédures.

Mesures d’hygiène et de sécurité : Le règlement intérieur doit impérativement comporter les mesures principales relatives à l’hygiène et à la sécurité. Cette section est fondamentale pour assurer le bien-être et la protection de tous les stagiaires et le personnel. Elle inclut les procédures à suivre en cas d’urgence, les consignes de sécurité spécifiques aux équipements et aux installations, ainsi que les règles d’hygiène générale.

Discipline et sanctions : Une partie conséquente du règlement doit être dédiée aux règles de discipline. Cela comprend la nature et l’échelle des sanctions applicables en cas de comportement jugé fautif par un stagiaire. Ces sanctions, prises par le directeur de l’organisme ou son représentant, doivent être clairement définies pour maintenir un environnement de formation respectueux et ordonné. Il est essentiel de préciser que les amendes et autres sanctions pécuniaires sont interdites.

Représentation des stagiaires : Pour les formations d’une durée supérieure à 500 heures, le règlement doit établir les modalités permettant la représentation des stagiaires. Cette disposition favorise la participation active des apprenants à la vie de l’organisme et permet d’assurer une communication efficace entre les stagiaires et l’administration.

Adaptation aux locaux d’accueil : Si la formation se déroule dans des locaux externes à l’organisme de formation, et si ces locaux disposent de leur propre règlement intérieur, les mesures d’hygiène et de sécurité précisées dans le règlement intérieur de l’établissement d’accueil doivent être respectées. Cette disposition assure une cohérence et une uniformité des règles à suivre, quelle que soit la localisation de la formation.

Procédure en cas de sanction : Avant toute sanction, il est obligatoire d’informer le stagiaire des griefs retenus contre lui. Toute exclusion temporaire ou définitive doit suivre une procédure rigoureusement définie incluant la convocation à un entretien contradictoire, au cours duquel le stagiaire peut être assisté par une personne de son choix. Toute décision de sanction doit être formalisée par écrit et motivée, et ne peut être prise qu’après un délai de réflexion allant d’un à 15 jours après l’entretien.

Information en cas d’exclusion : En cas d’exclusion d’un stagiaire, le directeur de l’organisme de formation doit notifier l’organisme finançant la formation. Cette étape garantit que toutes les parties prenantes sont informées et que les mesures appropriées peuvent être prises pour gérer les conséquences de cette exclusion.

Chacun de ces éléments joue un rôle crucial dans la mise en place d’un environnement de formation structuré, sûr et équitable. Le règlement intérieur n’est pas seulement un ensemble de règles à suivre, mais un véritable outil pédagogique et administratif, indispensable au bon fonctionnement de toute institution de formation.

Cliquer ici pour télécharger un modèle de règlement intérieur. (Source : site de la préfecture et des services de l’État en région)

Réglementation Organisme de Formation

5 – Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un outil fondamental pour le contrôle administratif et financier des activités des prestataires de formation professionnelle. Utilisé par les directions régionales (Dreets), il sert également de moyen d’analyse pour la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (Dares) dans l’évaluation du marché français de la formation professionnelle. Les informations collectées dans le BPF alimentent la liste publique des organismes de formation sur data.gouv.fr, renforçant ainsi la transparence dans ce secteur.

Cette année, il est impératif de soumettre le BPF en ligne avant le 31 mai. Ce respect des délais est crucial pour maintenir la conformité du centre et éviter les sanctions potentielles. Les conséquences d’un défaut de transmission du BPF peuvent en effet être significatives. Cela peut conduire à la caducité de la déclaration d’activité, à des amendes importantes, ainsi qu’à l’interdiction d’exercer en tant que dirigeant d’un organisme de formation. Ces dispositions sont clairement précisées dans plusieurs articles du Code du travail, soulignant l’importance de la conformité réglementaire dans ce domaine.

La portée du BPF est large, tous les prestataires de formation professionnelle, y compris les Centres de Formation d’Apprentis (CFA), sont tenus de le transmettre, quelle que soit leur forme juridique. Ce bilan doit détailler non seulement les actions de formation, mais aussi les bilans de compétences, les validations des acquis de l’expérience (VAE) et les actions d’apprentissage, avec un accent sur les produits et les charges liés à ces formations. Il est important de noter qu’au niveau comptable, ces informations doivent être basées sur l’engagement plutôt que sur l’encaissement puisque c’est la date de réalisation de la prestation qui entraîne le rattachement à l’exercice comptable.

Pour la déclaration du BPF, il est requis de déclarer les montants hors taxes (HT) et de se référer au dernier exercice comptable clos. Cette démarche se fait en ligne via l’application « Mon activité formation ». Pour assurer une préparation adéquate du BPF, il est recommandé aux prestataires de disposer d’outils de suivi et de gestion efficaces. Une comptabilité analytique est particulièrement importante pour les organismes ayant plusieurs activités. L’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation comme Training Orchestra facilite grandement le suivi comptable et la déclaration du Bilan Pédagogique et Financier.

En résumé, le BPF joue un rôle clé dans le maintien de la transparence et de la régulation dans le domaine de la formation professionnelle, nécessitant une rigueur et une bonne connaissance des règles comptables et juridiques en vigueur.

Retrouvez le guide complet du Bilan Pédagogique et Financier qui vous accompagne étape par étape fourni par le ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités.

6 – QUALIOPI

La certification Qualiopi, introduite par la loi du 5 septembre 2018, est un élément crucial dans le paysage de la formation professionnelle en France. Elle est nécessaire pour les prestataires de formation qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés. Cette marque garantit la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires et vise à améliorer la visibilité de l’offre de formation pour les entreprises et les usagers.

Qualiopi concerne tous les prestataires de formation, y compris les formateurs indépendants, impliqués dans les différents types d’actions de formation, telles que la formation générale, les bilans de compétences, la validation des acquis de l’expérience et la formation par apprentissage.

La certification s’appuie sur un référentiel national unique composé de sept critères de qualité :

  1. l’information du public,
  2. l’identification et l’adaptation des objectifs des formations,
  3. l’accompagnement et le suivi des apprenants,
  4. l’adéquation des moyens pédagogiques,
  5. la qualification du personnel,
  6. l’engagement du prestataire dans son environnement professionnel,
  7. et le recueil des appréciations et réclamations.

Les sept critères sont divisés en 32 indicateurs, définis par le Référentiel National Qualité (RNQ). Ces critères visent à garantir la qualité des formations proposées par différents types d’organisme, notamment les organismes de formation (OF), de bilan de compétences (CBC), de validation des acquis de l’expérience (VAE), et les centres de formation d’apprentis (CFA).

La certification Qualiopi est valide pour trois ans, sous réserve de respecter les conditions d’usage, y compris la charte graphique de la marque. Pour l’obtenir, les prestataires doivent s’engager dans un processus comprenant une demande de certification, un audit initial suivi d’un audit de surveillance et enfin un audit de renouvellement tous les trois ans.

Logo Qualiopi

Les 32 indicateurs QUALIOPI

Critère 1 : Communication sur l’offre de formation (conditions, délais…)

  • Indicateur 1 – Information du public : Communication transparente et détaillée sur les formations offertes.
  • Indicateur 2 – Indicateurs de résultats : Fourniture d’informations sur les résultats et succès des formations.
  • Indicateur 3 – Taux d’obtention des certifications : Proportion de participants ayant réussi à obtenir des certifications.

Critère 2 : Précision des objectifs et adaptation de la formation aux besoins des apprenants

  • Indicateur 4 – Analyse du besoin : Évaluation précise des besoins des apprenants pour une formation sur mesure.
  • Indicateur 5 – Objectifs de la prestation : Détermination claire des objectifs de chaque formation.
  • Indicateur 6 – Contenus et modalités : Cohérence entre le contenu de la formation et les modalités d’enseignement.
  • Indicateur 7 – Contenus et exigences : Correspondance entre les contenus de formation et les exigences du secteur.
  • Indicateur 8 – Positionnement à l’entrée : Évaluation initiale pour adapter la formation au profil de chaque apprenant.

Critère 3 : Accompagnement et suivi des apprenants

  • Indicateur 9 – Conditions de déroulement : Assurance de conditions optimales pour le déroulement des formations.
  • Indicateur 10 – Adaptation de la prestation : Ajustements de la formation en fonction de l’évolution des besoins des apprenants.
  • Indicateur 11 – Evaluation de l’atteinte des objectifs par les publics bénéficiaires de la prestation. 
  • Indicateur 12 – Description des mesures mises en œuvre pour favoriser l’engagement et la rétention des bénéficiaires. 
  • Indicateur 13 – Description des missions confiées à l’alternant à court, moyen et long termes et développement de la coordination des apprentissages réalisés en entreprise et en centre de formation. 
  • Indicateur 14 –  Mise en œuvre d’un accompagnement socio-professionnel, éducatif et en lien avec l’exercice de la citoyenneté. 
  • Indicateur 15 – Explicitation auprès des bénéficiaire de leurs droits et devoirs ainsi que des règles applicables en matière de sécurité et de santé.
  • Indicateur 16 – Dans un contexte de présentation de salariés et d’apprentis pour une certification professionnelle, vérification de la bonne conformité des conditions de présentation quant aux exigences de l’autorité de certification.

Critère 4 : Mise à disposition d’un écosystème adéquat et favorable à l’apprentissage

  • Indicateur 17 – Moyens humains et techniques : Allocation des ressources humaines et techniques nécessaires.
  • Indicateur 18 – Coordination des acteurs : Collaboration efficace entre les différents intervenants de la formation.
  • Indicateur 19 – Ressources pédagogiques : Mise à disposition de ressources pédagogiques appropriées et actuelles.
  • Indicateur 20 – Personnels dédiés : Personnel spécifiquement formé et affecté à la formation.

Critère 5 : Qualification et développement professionnel du personnel dédié à la formation

  • Indicateur 21 – Compétences des acteurs : Identification, mobilisation et évaluation des compétences attendues de la part du personnel impliqué.
  • Indicateur 22 – Gestion des compétences : Gestion active et développement des compétences au sein de l’organisation.

Critère 6 : Inscription et engagement dans l’environnement professionnel

  • Indicateur 23 – Veille légale et réglementaire : Suivi des évolutions législatives et réglementaires pertinentes.
  • Indicateur 24 – Veille emplois et métiers : Connaissance actualisée des tendances du marché du travail et des métiers.
  • Indicateur 25 – Veille technologique : Mise à jour régulière des connaissances et pratiques technologiques.
  • Indicateur 26 – Accueil et accompagnement des publics en situation de handicap : déploiement des moyens nécessaires. 
  • Indicateur 27 – Sous-traitance et portage salarial : vérification du respect de la conformité au référentiel Qualiopi. 
  • Indicateur 28 – Formation en situation de travail : mobilisation du réseau de partenaires socio-économiques pour une ingénierie de formation solide et un accueil en entreprise efficace. 
  • Indicateur 29 – Mise en place d’actions favorisation l’insertion professionnelle ou la poursuite de formation en vue du développement de connaissances et de compétences des bénéficiaires. 

Critère 7 : Collecte et traitement des appréciations et réclamations

  • Indicateur 30 – Recueil des appréciations : Collecte systématique des retours d’expérience des apprenants, financeurs, acteurs pédagogiques et entreprises.
  • Indicateur 31 – Traitement des réclamations : Procédures efficaces pour la gestion des réclamations et plaintes.
  • Indicateur 32 – Amélioration continue : Mise en œuvre de mesures pour l’amélioration continue de la qualité.

Depuis mars 2023, les établissements d’enseignement supérieur peuvent aussi bénéficier de la marque Qualiopi, renforçant ainsi l’importance de cette certification dans le secteur éducatif. En somme, Qualiopi représente un gage de qualité et d’excellence pour les prestataires de formation en France, encourageant la transparence, l’amélioration continue et la reconnaissance sur le marché de la formation professionnelle.

 

 « Dans le cadre des audits de qualité ou de renouvellement Qualiopi, la capacité de Training Orchestra à générer des éléments statistiques est un atout incontestable et apprécié des auditeurs. »

Thierry Blaise – Directeur de l’ENADEP

 

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