La période que l’on vient de traverser a significativement impacté les programmes de formation et de développement des compétences ainsi que l’organisationdes formations. C’est pourquoi les entreprises et organismes de formation du monde entier cherchent à maximiser l’impact de leurs formations présentielles et de leurs classes virtuelles. Et, bien que le recours croissant aux médias et aux contenus numériques ainsi que les nouvelles tendances en matière de formation laissent présager une progression de la formation asynchrone (e-Learning), il est clair que les formations synchrones, qu’elles soient en classes virtuelles ou en face-à-face, ont de l’avenir devant elles.
Comment maximiser l’impact des formations présentielles et des classes virtuelles
Qu’elles soient établies de longue date ou plus récentes, les organisations sont confrontées à des défis qui affectent souvent leurs plannings de formation, tels que l’utilisation des ressources, les coûts, les délais de mise en œuvre des formations, etc. Mais, lorsqu’il s’agit de maximiser l’impact de leurs programmes de formations présentielles et de leurs classes virtuelles, les questions les plus importantes demeurent : comment transmettre à ses apprenants de la manière la plus efficace et la plus attrayante ? Comment s’assurer que l’on touche le bon public ? Et comment créer des expériences d’apprentissage durable pour les apprenants ?
Découvrez le point de vue (en anglais) de David Wilson, PDG de Fosway Group, sur l’état actuel des formations présentielles et des classes virtuelles, et comment les Responsables Formation peuvent optimiser l’impact sur leurs organisations. Vous apprendrez :
- Comment surmonter les obstacles auxquels sont confrontées les entreprises qui souhaitent maximiser l’impact de leurs formations présentielles et de leurs classes virtuelles
- Comment la technologie permet aux organisations de mieux gérer leurs formations et d’atteindre leurs objectifs.
Vous préférez lire ? Voici ce que David nous dit sur la formation présentielle et la classe virtuelle :
1. Quels sont les défis des organisations qui souhaitent maximiser leurs formations présentielles et leur classe virtuelles ?
Les organisations sont confrontées à de nombreux défis dans ce domaine. Cela a toujours été le cas mais récemment, les pressions autour de ce sujet se sont accrues. La COVID-19 a changé la dynamique de nombreuses organisations, et nous en reparlerons plus tard.
En fin de compte, tout se résume à des enjeux fondamentaux : comment toucher le bon public ? Comment puis-je avoir un impact sur mes apprenants? Comment créer des expériences d’apprentissage durable ?
Les entreprises, organismes de formation, académies,… se heurtent tous à des obstacles assez évidents : disponibilité des ressources, coûts, déplacements,… Tous ces éléments constituent des défis considérables pour ces organisations qui souhaitent optimiser la manière dont elles vont toucher les collaborateurs. La question la plus importante est la suivante : comment atteindre mon public rapidement ? Et comment gagner en agilité dans les interactions avec les apprenants ?
Ensuite, le budget, qui se révèle souvent être le nerf de la guerre. Et pour y faire face, comment optimiser mes dépenses? Quel ROI est-ce que je peux retirer de mes investissements formation? Je pense que ces deux questions sont centrales pour changer le prisme sur la formation et ne plus la voir comme un centre de coûts. Bon nombre de dirigeants d’entreprises ne s’intéressent pas suffisamment aux résultats qu’elles peuvent retirer des activités Formation. Elles s’intéressent principalement aux défis de la mise en œuvre. C’est aux DRH et Directions Formation de démontrer l’efficacité des résultats obtenus, afin de justifier les dépenses engagées.
Enfin, et tout particulièrement dans le cadre des formations en face-à-face, je suis convaincu que les apprenants doivent être présents physiquement. Dans le contexte actuel, je sais bien que c’est encore plus difficile. Mais même avant le Covid, le fait de se déplacer pour une session de formation devenait moins courant. C’est l’une des raisons pour lesquelles nous avons constaté une très forte croissance des activités de classes virtuelles.
2. Comment les organisations peuvent-elles mieux gérer leurs formations présentielles et leurs classes virtuelles pour atteindre leurs objectifs ?
La première chose à faire est d’identifier les véritables défis, puis de comprendre comment élaborer des stratégies pour les relever. Il s’agit également de comprendre comment elles dépensent réellement leur argent. Si vous essayez d’optimiser la façon dont vous gérez la formation, vous devez en comprendre la dynamique de base. Vous devez réfléchir à la manière dont vous dépensez votre budget, à l’objectif recherché (onboarding, acquisition de compétences, maintien dans l’emploi,…) ainsi qu’à la manière dont vous gérez activement ces activités. Auparavant, les choix de formations se faisaient parfois sur simple lecture de l’intitulé de la formation sans creuser sur le programme, les objectifs ou les pré-requiset l’on passait à côté del’essentiel.
Heureusement, sur ce point-là j’ai observé de grosses évolutions des mentalités !
Pour la plupart desservices formation de grands groupes, un autre défi est de savoir gérer à grande échelle. Cela semble facile de piloter l’activité Formation, et si vous n’avez en effet pas beaucoup de volumes, ce n’est pas très complexe. Par contre, ce que nous constatons, c’est que la gestion des ressources de formation (formateurs, coachs, salles, classes virtuelles, matériel,…) représente un défi de tailler pour les grandes entreprises et les et les plus gros centres de formation.
Elles doivent être en mesure d’élaborer et de piloter une stratégie pour optimiser l’utilisation des différentes ressources ou le staffing des formateurs. Évidemment, disposer de formateurs compétents (et à jour de leurs compétences…) est un enjeu pertinent, tant dans une formation présentielle qu’en classe virtuelle. Le choix du bon formateur en fonction des objectifs de la formation et du public visé devient alors crucial.
En outre, je dirais que les organisations sont toutes devenues mixtes et que le numérique fait désormais partie de l’équation. Cela a engendré davantage de défis en termes de gestion et d’optimisation des formateurs, etc. Il est vraiment important de comprendre ce qui se passe dans le détail afin d’être réellement capable de mettre en œuvre et de suivre ces activités. Les bénéfices potentiels retirés de la formation en dépendent considérablement. En termes de dépenses globales, la formation présentielle représente encore souvent 50 à 70 % du budget de formation d’une organisation. Si vous optimisez ne serait-ce que de 10% de ce budget, les gains seront massifs !.
La gestion de vos ressources et le pilotage budgétaire sont donc des éléments essentiels de l’équation. Le problème ne disparaîtra pas ; il ne fera que se compliquer parce que la quantité de variables que vous essayez de gérer devient plus complexe. Et, pour en revenir à la nécessité de gagner en agilité, il est important de comprendre qu’à un niveau plus élémentaire, nous devons être capables de prendre des décisions pour affecter les ressources plus rapidement. Nous devons également être en mesure de prendre des décisions qui ont un meilleur impact sur nos objectifs. Tous ces facteurs sont essentiels pour déterminer la manière de gérer la formation dans son ensemble et en particulier la formation présentielle.
3. Afin de relever ces défis fondamentaux, comment un Logiciel de gestion de la formation tel que Training Orchestra peut-il contribuer aux programmes de formation présentielle et de classe virtuelle ?
Il convient d’abord de comprendre vos activités dans le détail et d’être capable d’en assurer un suivi. Ensuite, il s’agit de prendre des décisions judicieuses. Pour ce faire, vous devez être en mesure d’analyser l’allocation de vos ressources, ou la manière dont vous allouez votre budget. Il convient également de prendre en compte des éléments de base comme les calendriers de chacun et l’optimisation de ce calendriers, etc. Vous pourrez potentiellement tirer un ROI significatifsi vous optimisez l’allocation de vos ressources. Si les ressources représentent une grande partie de votre budget Formation, vous serez en mesure d’économiser des montants considérables grâce à des fonctionnalités avancées de planification, ou un Portail Formateurs directement relié au Service Formation ou à l’Academy du groupe. . Il s’agit en grande partie de mettre en place des process de gestion appropriés et de comprendre comment analyser ces données de manière intelligente, notamment au travers d’outils de reporting puissants Des fonctionnalités d’automatisation, de duplication de sessions, de communication en masse aux formateurs permettront également d’optimiser votre activité.
Dans la pratique, mettre en place une stratégie d’optimisation de la formation peut s’avérer difficile : soit dans certaines entreprises où la formation est décentralisée car les données ne sont pas toujours remontées en central à des fins d’analyse. , soit à l’inverse car la gestion est trop centralisée et la Direction Formation en s’appuie pas assez sur des relais RH/Formation locaux pour leur sous-traiter tout ou partie de l’organisation des sessions de formation.
Dans un cas comme dans l’autre, il est indispensable de disposer d’un TMS approprié pour la gestion budgétaire comme pour la gestion logistique.
Quelle est la prochaine étape pour mettre en place une nouvelle stratégie d’optimisation de la formation ?
Depuis plus de 20 ans, Training Orchestra a aidé plus de 600 entreprises et organismes de formation dans le monde à gérer efficacement leurs formations présentielles et leurs classes virtuelles, représentant plus de 5,3 milliards d’euros de budgets de formation. Training Orchestra peut vous aider à optimiser vos formations présentielles et en classe virtuelle : planification des sessions, gestion des ressources, planning des formateurs, des classes virtuelles, inscriptions, suivi des coûts et rapports d’analyse. En complément des LMS ou LXP que vous utilisez déjà, Training Orchestra peut remplacer tous vos fichiers Excel et tâches manuelles, afin de vous permettre de gérer la formation de façon efficace et professionnelle.
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