Le délai pour obtenir sa certification Qualiopi est étendu jusqu‘au 1er janvier 2022, or, il ne faut pas attendre la veille pour décrocher cette certification pour les organismes de formation. Les organismes de formation doivent commencer maintenant à mettre en place leur démarche Qualité puisqu’il faut sans doute compter au moins 6 mois pour la préparation et la délivrance de cette nouvelle certification. Dans la suite de l’article, nous allons parler de Qualiopi, de la certification des organismes de formation, et de comment un logiciel de gestion de la formation peut aider à l’obtention de la certification Qualiopi.
Qu’est que la certification Qualiopi ?
Au 1er Janvier 2022, les organismes de formation souhaitant accéder aux financements devront obtenir la certification Qualiopi. Dans un premier temps, il faut savoir que Qualiopi est une nouvelle certification qualité des Opérateurs prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC). Elle remplacera les 53 certifications de la liste du CNEFOP ainsi que l’enregistrement Datadock et est délivrée selon les différentes exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). En fait, Qualiopi est le nom donné au RNQ qui se trouve dans la loi du 5 Septembre 2018. L’article 6 de cette loi oblige les organismes de formation à obtenir cette certification qualité dès le 1er janvier 2022 afin d’être éligibles aux fonds publics ou mutualisés de financement de la formation.
L’objectif de cette nouvelle certification est d’assurer la qualité du processus mis en place par les différents prestataires du secteur. Si un organisme de formation n’est pas certifié, ses clients ne peuvent plus obtenir de financements pour leurs formations via les OPCO et les autres organismes financeurs.
Qui est concerné par Qualiopi ?
L’obtention de cette certification concernera les organismes de formation et les formateurs indépendants proposant des actions de formations, des bilans de compétences, des VAE (validations des acquis de l’expérience) et des formations par l’apprentissage. Quels sont alors les avantages de la certification Qualiopi ?
Les centres de formation peuvent afficher la certification Qualiopi après l’avoir obtenue. Cela permet d’assurer la qualité des formations dispensées et renforce bien sûr la position de l’organisme sur le marché. De plus, il faut désormais détenir cette certification pour accéder à la commande publique ou bénéficier de fonds mutualisés financements OPCO, de l’État, des régions et de la Caisse des Dépôts.
Il ne faut pas voir cette certification pour les organismes de formation comme une obligation légale ou une contrainte supplémentaire. Elle est plutôt un indicateur de qualité. Elle montre aux clients et aux partenaires que le processus formation répond bien aux critères attendus et que les stagiaires bénéficieront d’une formation adaptée à leurs attentes et à leurs besoins. C’est une marque de légitimité et de crédibilité qui permettra aux organismes de se différencier des concurrents non certifiés.
Ainsi, si vous êtes un organisme de formation ou que vous êtes en cours de création, il est essentiel de commencer à mettre en place votre démarche Qualité afin d’obtenir cette certification.
Les critères Qualiopi
Afin d’attester de la qualité de leurs formations et d’obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Il faut que leur organisation formation respecte tous les critères Qualiopi et réponde au référentiel qualité. Voici les critères du RNQ :
- Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
- Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
- Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
- Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Les organismes de formation peuvent obtenir la certification Qualiopi auprès d’un organisme certificateur. Pour obtenir cette certification dédiée aux organismes de formation, les prestataires doivent tout d’abord faire la demande auprès d’un certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation). C’est alors cet organisme qui effectue l’audit en recherchant la Conformité aux critères. Des non-conformités bloquantes ou non bloquantes peuvent être relevées et l’organisme de formation dispose alors de 8 jours pour proposer son plan d’action à l’auditeur. Lorsque la certification est obtenue, elle est valable pour 3 ans.
Une deuxième méthode consiste à l’obtenir auprès des instances de labellisation qui ont été établies en complément des organismes certificateurs. Ces instances respectent le référentiel national qualité et sont aptes à délivrer à partir de leurs propres démarches qualité la certification Qualiopi, qui reste là-aussi valable pour une période de trois ans.
Training Orchestra : un logiciel pour la certification Qualiopi ?
Bien sûr, la démarche qualité et l’obtention de la certification Qualiopi sont avant tout liées aux processus mis en place au sein des centres de formation. Toutefois, avoir un logiciel de gestion de la formation peut s’avérer un atout de poids lors de l’audit et une utilisation efficace de la solution Training Orchestra vous permettra d’avoir un vrai support pour mettre en place votre démarche qualité et la maintenir dans le temps.
Totalement mobilisé sur le sujet, Training Orchestra comprend l’importance de cette certification pour les organismes de formation et porté sur son logiciel les modifications que vous pouvez en attendre, comme par exemple les fiches pédagogiques ou encore un renforcement des liens avec nos partenaires d’évaluation. Au-delà de ces éléments, voici quelques fonctionnalités de Training Orchestra destinées à vous aider à répondre aux nouvelles normes Qualiopi.
Tout d’abord, Training Orchestra peut aider les organismes de formation à identifier les processus clés et à les piloter. La mise en place de check-lists personnalisés permets d’assurer la tracabilité des processus qualité de votre organismes et offre à chaque utilisateur une vue en temps réel sur les éléments nécessitant une intervention de sa part.
La gestion documentaire (GED) du logiciel permet de stocker les informations importantes et de les rendre facilement accessibles. Les documents comme les CV des formateurs (pour le critère n°5) ou les conditions générales de ventes (pour le critère n°1) peuvent être stockés dans Training Orchestra et envoyés aux formateurs ou aux clients rapidement et efficacement.
Ensuite, la gestion des parcours et les plannings graphiques au sein du logiciel apportent la flexibilité nécessaire à la planification des formations, qu’elles soient sur catalogue ou sur-mesure. Les organismes de formation peuvent ainsi créer leur propre catalogue de formation dans Training Orchestra, personnaliser le contenu de la formation et adapter la planification des sessions et des parcours de manière simple et ergonomique. Il est ainsi plus facile d’émettre un devis et de planifier une formation qui répondra aux attentes du client et aux besoins des stagiaires.
Le référentiel intervenant permet quant à lui d’assurer la bonne adéquation entre le formateur et la session de formation. Training Orchestra offre la possibilité de gérer les compétences des formateurs et, via le planning d’allocation de faire le matching entre le contexte de la formation et le formateur le plus adapté. Cela permet donc d’assurer en grande partie la satisfaction du client et d’éviter tout conflit potentiel d’utilisation d’un animateur.
Enfin, Training Orchestra a adapté ses capacités techniques afin de pouvoir se connecter aux autres outils des organismes de formation, tels que le site Web, le LMS ou les systèmes d’évaluation de la formation, afin d’offrir la Solution technique et fonctionnelle la plus aboutie du marché.
Avez-vous des questions pour Training Orchestra concernant cette certification pour les organismes de formation ou concernant le logiciel pour les organismes de formation ? Contactez nos experts.
À propos de Training Orchestra
Training Orchestra permet aux professionnels de la formation d’optimiser la performance de leurs opérations tout en maximisant leur investissement en formation. En tant que leader en logiciel de gestion de la formation, avec plus de 600 clients satisfaits dans le monde entier, Training Orchestra couvre l’ensemble des procès formation, de la planification à la budgétisation, du suivi administratif au suivi financier, de l’émission de devis à la facturation. La solution intégrée permet aux équipes de collaborer aisément, permettant ainsi aux responsables formation (département RH), aux organismes de formation (Institut de Soudure, INRS, Quilotoa, OPPBTP…), aux associations et aux universités d’entreprise de FORMER PLUS en dépensant moins.
Si vous souhaitez en découvrir davantage sur la manière dont Training Orchestra peut vous aider à optimiser vos activités de formation, n’hésitez pas à prendre contact avec nos experts. Ou, à planifier une démonstration ici. Nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs !
