8 critères clés pour le choix d’un logiciel de gestion de la formation

Il n’est jamais facile de choisir la technologie la mieux adaptée à son organisation. Les fonctionnalités, les capacités des fournisseurs et le support client, l’intégration avec les autres systèmes…

Il est parfois difficile de prendre en compte et d’évaluer correctement tous les critères pour bien évaluer l’ensemble des solutions des prestataires. Nous vous proposons d’examiner 8 critères clés pour le choix d’un logiciel de gestion de la formation, afin d’optimiser votre activité de formation et de mieux gérer vos sessions.

Tout d’abord, comment un logiciel de gestion de la formation peut-il vous être utile ?

Un logiciel de gestion de la formation permet aux entreprises de relever les défis suivants en matière de pilotage de formations animées par un formateur :

1. Les contraintes financières et budgétaires : les services Formation et les universités d’entreprise doivent souvent réduire leur budget de « 30 % sur 3 ans ». De nombreuses structures répondent à cette exigence en assurant MOINS de formations animées par un formateur. Bien que cette approche puisse se révéler efficace à court terme, elle pose de nombreux problèmes. À savoir que ces entreprises réduisent sans le savoir le mode de formation qui s’est avéré être le plus efficace dans de nombreuses situations. En mettant en place un logiciel de gestion de la formation, ces entreprises peuvent FORMER PLUS, en dépensant moins.
2. Le Learning Management System (LMS) ne permet pas de gérer les formations animées par un formateur (ILT, pour Instructor-Led Training), qu’elles soient en présentiel ou à distance Le LMS ne permet pas une gestion efficace par le service administratif lorsque la formation est animée par un formateur. L’ILT représente 70 % des dépenses consacrées à la formation et cependant des fonctions essentielles telles que la logistique, la gestion des ressources, la planification et le suivi des coûts, qui vous permettraient d’optimiser vos formations animées par un formateur, ne sont pas contenues dans un LMS.
3. Optimiser la productivité. Bien souvent, les ressources formation sont gaspillées dans l’exécution de tâches administratives laborieuses, le manque de collaboration entre les équipes, la gestion de systèmes disparates et le suivi des coûts de formation.
4. Des données peu fiables. Au lieu de chercher un logiciel de gestion de la formation adapté à leurs besoins, de nombreux services formation utilisent et gèrent encore leurs activités à l’aide d’un nombre inconcevable de fichiers Excel, Outlook ou autres calendriers. Parfois même en partie avec le LMS ou d’autres systèmes. Cette approche décentralisée est non seulement frustrante pour les administrateurs, mais elle fait perdre du temps et de l’argent aux entreprises. En outre, les données sont difficiles à consulter, à consolider et à organiser afin que les décisions les plus appropriées puissent être prises.
5. Une gestion inefficace et décentralisée des activités de formation. Est-il nécessaire d’en dire davantage ?

8 critères à prendre en compte pour le choix d’un logiciel de gestion de la formation

Training Orchestra s’est associé avec les meilleures entreprises de leur secteur d’activité, afin de les aider à optimiser leurs budgets et leurs ressources formation. Fort de vingt temps d’expérience avec plus de 600 clients dans le monde, nous avons élaboré 8 critères clés à prendre en compte pour le choix d’un logiciel de gestion de la formation. Ces critères peuvent également être utilisés dans l’évaluation des différentes technologies de formation et d’apprentissage.

1. Vision et perspectives à long terme

• Le fournisseur fait preuve d’une connaissance et d’un engagement profonds envers le marché de la formation.
• Le logiciel est évolutif sans coût supplémentaire et 100 % des clients utilisent la toute dernière version.
• La solution offre une configuration avancée mais évite tout développement spécifique afin de bénéficier d’une solution standard.

2. Organisation

• La solution est adaptée à vos process et à votre organisation (par exemple, en fonction de la structure et de l’envergure de l’entreprise).
• Si vous exercez vos activités dans plusieurs pays, il vous faut une solution compatible avec plusieurs langues, plusieurs devises et qui pourra s’adapter aux réglementations locales.
• La solution facilite la collaboration et la coopération au sein de la structure.

3. Coût global de possession

• L’architecture souple et paramétrable de la solution vous garantit autonomie vis-à-vis de l’éditeur.
• Au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins, vous pouvez adapter votre solution à ces derniers.

4. Mise en œuvre et déploiement

• Interopérabilité aux systèmes tiers : la solution s’appuie sur des techniques d’interfaces standard afin de faciliter l’intégration aux solutions existantes et/ou à venir (LMS, logiciel de comptabilité, CRM…).
• L’exécution des travaux est effectuée dans les délais et en respectant le budget.
• La qualification et les tests relatifs au projet sont réalisés au sein de votre propre environnement fonctionnel afin d’assurer la stabilité de la solution finale.

5. Expertise

• Le chef de projet dédié possède à la fois une expérience fonctionnelle dans le secteur de la formation ainsi qu’une expertise technique propre à la solution.
• L’éditeur propose une formation personnalisée au sein de votre environnement fonctionnel.
• L’éditeur propose un service d’assistance à la recette et d’accompagnement dans la durée pour optimiser l’utilisation de la solution dans le contexte du client.

6. Facilité d’utilisation

• L’ergonomie du logiciel va au-delà de son apparence : les flux opérationnels sont intuitifs, les actions peuvent être dupliquées en un seul clic, les données sont facilement accessibles, les tableaux de bord peuvent être personnalisés en fonction des rôles, etc. La facilité d’utilisation du logiciel conduit à une meilleure productivité.
• La solution garantit une courbe d’apprentissage rapide pour les équipes qui ne sont pas des experts techniques.
• Elle est intuitive, correspond à vos processus et à votre organisation.

7. Considérations relatives aux technologies informatiques

• La solution offre une interface full-web.
• Elle repose sur une technologie récente et fiable.
• La solution garantit un haut niveau de sécurité, avec des processus et des données consolidés.
• Elle dispose d’une équipe support suffisante pour garantir le niveau d’engagement pris dans les SLA (service-level agreement).
• Elle offre des modes souples : mode SaaS et/ou cloud privé.

8. Fonctionnalités

• La solution vous permet de maximiser l’utilisation de vos ressources : optimisez les coûts et la rentabilité en optimisant l’utilisation de toutes vos ressources.
• Elle vous aide à contrôler, gérer et optimiser vos données financières : prévisions et suivi budgétaire, suivi des coûts en temps réel et optimisation de la rentabilité.
• Elle vous aide à gérer et à accélérer les processus de vente.
• La solution permet d’améliorer la productivité administrative : le temps épargné sur les tâches administratives peut alors être utilisé pour des activités à plus grande valeur ajoutée.
• La solution vous aide à sécuriser les contraintes sectorielles : habilitations et recyclages, réglementations locales (l’Espagne, le Canada, la France, la Belgique sont très strictes en matière de réglementation de formation).
• Elle garantit la fiabilité de l’ensemble des données en les centralisant en un seul endroit pour toute l’entreprise.
• Elle fournit des rapports avancés et souples grâce à des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents et des rapports basés sur les meilleures pratiques du marché.

Que vos besoins soient liés à la gestion de contenu pédagogique ou à la gestion de la formation, Training Orchestra assure la gestion globale de vos activités formation.

À propos de Training Orchestra

Training Orchestra permet aux professionnels de la formation d’optimiser la performance de leurs opérations tout en maximisant leur investissement en formation. En tant que leader en logiciel de gestion de la formation, avec plus de 600 clients satisfaits dans le monde entier, Training Orchestra couvre l’ensemble des process formation, de la planification et la budgétisation, à la programmation et la logistique, en passant par le suivi des ventes et les rapports associés. La solution intégrée permet aux équipes de collaborer aisément, permettant ainsi aux responsables formation (département RH), aux organismes de formation, aux associations et aux universités d’entreprise de FORMER PLUS en dépensant moins.

Si vous souhaitez en découvrir davantage sur la manière dont Training Orchestra peut vous aider à optimiser vos activités de formation, n’hésitez pas à prendre contact avec nos experts. Ou, planifier une démonstration ici. Nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs !